Nieuwsarchief

Op 1 februari jl. is de aanvraag ingediend voor project 6.

De controles door de subsidieverstrekker op het ESF voor de brandweer project 3 en 4 zijn onlangs afgerond.

Onlangs is een beschikking afgegeven op project 5.

Op 1 februari jl. is de aanvraag ingediend voor project 5. Deze aanvraag heeft betrekking op de periode 1 september 2010 tot 1 september 2011.

Onlangs is de einddeclaratie ingediend voor project 3 (cursusjaar 2008-2009). 8 en 13 april willen we iedereen die betrokken is bij het ESF project uitnodigen voor een informatie bijeenkomst. Inschrijven hiervoor kan via het versturen van een email naar Edufinance.

Het Agentschap SZW heeft een beschikking afgegeven op de aanvraag voor de projectperiode 01-09-2009 t/m 31-08-2010.

De projectleider zal de komende periode een bezoek brengen aan alle regionale opleidinginstituten.

Binnenkort zal de projectleider persoonlijk vijf mappen overhandigen aan de regionale opleidingsinstituten waarin de gestandaardiseerde projectadministratie bewaard dient te worden.

Op 27 mei aanstaande zal het Agentschap SZW een tussentijdse controle uitvoeren op de projectadministratie van project 3.

Momenteel worden door de projectleider afspraken gemaakt over het voeren van de accountantcontroles voor project 3 bij alle deelnemende regio’s.

Op 2 maart jl. heeft het Opleidings en Ontwikkelingsfonds Brandweer (OOB) een aanvraag ingediend voor ESF project 4 (september 2009 tot september 2010).

De uitgangspunten van deze aanvraag en het administratief proces zijn gelijk aan project 3.

We verwachten duidelijkheid omtrent de eventuele beschikking van project 4 voor juli aanstaande.

Middels de nieuwsbrief en de nieuwsitems op deze site zullen wij u hiervan op de hoogte houden.

Wij willen u nogmaals attent maken op de bewaarplicht. Voor alle kosten die zijn ingebracht door de deelnemende regio’s in de ESF projecten 1 en 2 (oude ESF regeling) dienen de originele facturen en/of declaraties in combinatie met de betaalbewijzen bewaard te worden door deze regio’s tot 2014. Voor alle duidelijkheid betreft dit de uurvergoeding/salaris van deelnemers afkomstig van gemeente of regionale brandweer, de kosten van leermiddelen afkomstig van NIFV, de kosten van examens afgenomen door het Nbbe, de betalingen aan de instructeurs en de salarissen van de medewerkers die belast zijn met de organisatie van de opleidingen.

Onlangs is de beschikking afgegeven op de aanvraag van project 3. Dit betekent dat we met terugwerkende kracht vanaf aanvang september 2008 de scholingskosten (instructeurkosten, organisatiekosten modulaire opleidingen, examengeld en boekengeld) kunnen opvoeren in dit project tot 1 september 2009.  Voor dit project is een bedrag van € 3.000.000,- aan subsidie beschikt. Aan dit project nemen alle brandweerregio’s in Nederland deel en is er reeds een behoorlijke documentenstroom op gang gekomen vanuit de regio’s.

Wij willen echter met klem benadrukken dat de presentielijsten, Indirecte urenregistratieformulieren en alle gevraagde documenten t.b.v. het aantoonbaar maken van de instructeurkosten via bij voorkeur wekelijkse (periodieke) postzendingen in het bezit dienen te komen van EDUfinance.

Ook willen wij vragen om alle benodigde deelnemersgegevens, zoals aan u gevraagd zijn tijdens de presentatie van project 3 door de projectleider, voor 01-05-2009 te verzamelen en te verstrekken aan EDUfinance.

Voor vragen hierover kunt u zich wenden tot de projectleider.

Zoals u weet zijn de uurvergoeding voor deelnemers die participeren in een opleiding niet meer subsidiabel (zgn. verletkosten) in de huidige ESF regeling.

Ook voor project 3 en alle overige projecten binnen de programmaperiode 2007-2013 geldt een bewaarplicht voor de deelnemende regio’s. Deze bewaarplicht betekent dat alle originele facturen/declaraties en betaalbewijzen van kosten die in dit project worden ingebracht bewaard dienen te worden door de deelnemende regio’s tot 2020!

Op dit moment zijn we bezig met het voorbereiden van de subsidieaanvraag over de periode 2008/2009. Deze aanvraag zal in september worden ingediend door het Opleidings- en Ontwikkelingsfonds van de Brandweer (OOB).

Verwacht wordt dat we in januari 2009 uitsluitsel krijgen over de beschikking van deze aanvraag.

Wij verzoeken de Regionale Opleidingsinstituten om vanaf het begin van komend schooljaar alvast te starten met de nieuwe urenregistraties welke te vinden zijn op de website www.esfvoordebrandweer.nl. In deze nieuwe ESF periode (2007-2013) zijn er een aantal wijzigingen in de administratie, waaronder in de urenregistratie en de deelnemersgegevens. Het urenregistratieformulier en de deelnemersformulieren hebben een ander format gekregen. Met alle regionale opleidingsinstituten zal in augustus en september een afspraak worden gemaakt om de veranderingen verder toe te lichten.  Ook op www.esfvoordebrandweer.nl zijn deze veranderingen al verwerkt

De aanvraag voor ESF subsidie in 2008 is niet beschikt. Dit betekent dat we voor scholingsactiviteiten in 2008 geen ESF subsidie kunnen inzetten.

Met onze aanvraag dit jaar zijn we van de 180 aanvragen als 42^e in de rangorde geëindigd. Met het jaarbudget van 2008, wat 52 miljoen Euro bedraagt, zijn 35 projecten beschikt. Deze projecten hebben op de scoringscriteria beter gescoord.

We gaan ons vanaf nu volledig richtten op het behalen van een positieve beschikking voor de nieuwe aanvraagperiode van oktober 2008. Het O&O fonds voor de brandweer, welke de aanvraag indient namens het brandweerveld, zal zich beraden op mogelijkheden om een hogere score te kunnen behalen. Tevens verwachten we dat het ESF jaarbudget de komende jaren zal worden verruimd.

We zien diverse mogelijkheden om voor de jaarlijkse ESF aanvragen vanaf 2009 tot 2013 WEL positieve beschikkingen te kunnen behalen!

Langs deze weg willen wij u vragen om de presentielijsten ook na 01-01-2008 te blijven verzamelen en in te sturen naar EDUfinance.

Wat de verdere consequenties zijn van de nieuwe regeling op het administratief proces zal op een later moment in een aparte bijeenkomst worden gepresenteerd. Dit is echter afhankelijk van de al dan niet beschikking van de brandweer aanvraag. We verwachten dat medio januari 2008 dit bekend zal zijn!

Per direct is het 0900 nummer komen te vervallen en zijn wij telefonisch te bereiken op nummer 033-2455511. Hier kunt u terecht met al uw vragen omtrent het ESF project voor de brandweer.

Onlangs is het Opleidings en Ontwikkelingsfonds Brandweer (OOB) opgericht  om het mogelijk te maken voor de brandweer om zelf ESF subsidie aan te vragen. Hierdoor behoeven wij geen gebruik meer te maken van het Arbeidsmarkt en Scholingsfonds Defensie.

Voor 2008 is een ESF aanvraag ingediend namens alle brandweerregio’s voor de modulaire brandweeropleidingen. Ook Haaglanden en Flevoland participeren hierin. De nieuwe ESF regeling wijkt t.o.v. de oude/huidige regeling op een aantal punten af;

• Aanvragen worden eenmaal per jaar (in oktober ingediend) voor scholingstrajecten in het volgende kalenderjaar. Bij de oude regeling kon dit op elk willekeurig moment over een langere periode.
• Het ESF bedrag dat per jaar kan worden aangevraagd is gemaximeerd. Elke aanvrager(O&O fonds) kan maximaal 10% van het jaarlijkse ESF budget aanvragen (naar verwachting maximaal  5 miljoen Euro per aanvrager). Bij de oude regeling was er geen jaarbudget en was er geen maximum per aanvrager.
• Alle ESF aanvragen worden beoordeeld op basis van een scoremodel. De hoogst scorende aanvragers krijgen een beschikking tot het jaarbudget (53 miljoen) is vergeven. Alle andere aanvragers krijgen een afwijzing van hun aanvraag voor dat jaar. Bij de oude regeling was er geen vergelijking van de aanvragen.
• De subsidiabele kosten zijn beperkt tot alleen de opleidingskosten t/m MBO niveau en overheadkosten. De subsidie bedraagt maximaal 40% van de opgevoerde kosten. Bij de oude regeling werden de kosten voor 50% gesubsidieerd en waren ook de salariskosten voor opleidingsvergoeding/verlekosten subsidiabel, alsmede de kosten voor de leergangen brandweermanagement.

Langs deze weg willen wij u alvast vragen om de presentielijsten ook na 01-01-2008 te blijven verzamelen en in te sturen naar EDUfinance. Wat de verdere consequenties zijn van de nieuwe regeling op het administratief proces zal op een later moment in een landelijke bijeenkomst worden gepresenteerd. Dit is echter afhankelijk van de al dan niet beschikking van de brandweer aanvraag. We verwachten dat medio januari dit bekend zal zijn!

Op 14 en 15 maart aanstaande zullen evaluatiebijeenkomsten plaatsvinden bij EDUfinance in Hooglanderveen. Meer hierover in Nieuwsbrief nr. 9, of via telefonische voorlichting 033 2455511.

Sinds enkele weken is de projectaccountant bezig om in elke brandweerregio bij het opleidingsinstituut en een gemeente de opgevoerde kosten van het afgelopen project (cursusjaar 2005-2006) te controleren.

Dit betreft voor het opleidingsinstituut met name de opgevoerde kosten voor lesmiddelen, examengelden en instructeurs. Voor al deze kosten wil de accountant originele facturen/declaraties en betaalbewijzen (batchbetalingen) zien. Op de declaraties van de instructeurs moeten de data van instructie/lesgeven corresponderen met de data van de presentielijsten, waarop cursisten en instructeurs voor aanwezigheid getekend hebben.

Voor de gemeenten betreft dit de opgevoerde kosten voor verlet (beroeps) en opleidingsvergoeding (vrijwilligers). Voor het beroepspersoneel, die door het deelnemen aan een cursus voor deze uren worden vergoed door middel van een financiële vergoeding (uurloon) of door middel van een tijd voor tijd regeling wil de accountant salarisstroken zien met een betaalbewijs. Voor de vrijwilligers, die door het deelnemen aan een cursus voor deze uren worden vergoed door middel van een opleidingsvergoeding (conform arbeidsvoorwaardenreglement, CAR-UWO) wil de accountant specificaties zien van de uitbetaalde uren (fireman of een soortgelijke registratie). De opleidingsuren op deze specificatie moeten ook terug te vinden zijn op de getekende presentielijsten. Verder wil de accountant hiervan ook betaalbewijzen zien!

Momenteel heeft staatssecretaris van Hoof (Sociale Zaken en Werkgelegenheid) een concept versie voorgelegd aan de Tweede Kamer van de nieuwe ESF regeling. Deze regeling is van toepassing op de periode 2007-2013. Als de uitgangspunten definitief zijn vastgesteld voor deze regeling zullen wij u hierover informeren. Tevens zullen we proberen aan te geven wat dit kan betekenen voor het ESF project voor de brandweer.

Dit schema van de Administratieve Organisatie (A.O.) van het ESF proces (wat u kunt terugvinden in het hoofdmenu) is bedoeld als instrument voor de controllers en/of financieel verantwoordelijken binnen de brandweer regio’s.

Het schema is tot stand gekomen op initiatief en d.m.v. een bijdrage van het netwerk Finance en Control vd N.V.B.R

Als om wat voor reden dan ook geen diploma of certificaat van het NBBE voor een cursist kan worden overlegd verzoeken wij het opleidingsinstituut minimaal het uitstroomformulier in te vullen. Zodat m.i.v. de einddatum van het huidige ESF project, 31-07-2006, de status (niet geslaagd/geslaagd/nog bezig) van een cursist door ons kan worden gerapporteerd aan de subsidieverstrekker.

Het huidige project loopt op 31 juli aanstaande af. Het nieuwe project start op 1 augustus en zal duren tot 31 december 2007. Voor beide projecten moet een gescheiden administratie worden gevoerd en zal een afzonderlijke eindrapportage worden ingediend.

Dat wil zeggen dat alle kosten die tot 31 juli 2006 gemaakt en aantoonbaar zijn mee worden genomen in het huidige project en dat alle kosten die vanaf 1 augustus gemaakt worden in het kader van het komende cursusjaar mee zullen worden genomen in het nieuwe project. Voor de cursisten die zowel in het huidige als het nieuwe project meedoen, kunnen de werknemersverklaring, werkgeversverklaring, kopie ID kaart en kopie contract bij een ongewijzigde werknemer-werkgever relatie worden gebruikt.

Als het regionale opleidingsinstituten en/of gemeentes niet lukt voor 1 april as. de gevraagde documenten/formulieren aan te leveren, verzoeken wij om dit alsnog zo snel mogelijk na 1 april te doen.

Facturen van NBBE, Nibra en declaraties/facturen van instructeurs kunnen samen met de uitstroomformulieren later dit cursusjaar worden aangeleverd maar voor 5 juni as.. Dit i.v.m. de administratieve verwerkingstijd die EDUfinance nodig heeft.
 
Ook de  werkgeversverklaring, werknemersverklaring, verklaring opleidingsvergoeding i.c.m. betaalbewijs of salarisstrook, kopie ID kaart en kopie aanstellingsbrief van deelnemers die in de tweede helft van dit cursusjaar zijn ingestroomd kunnen later worden aangeleverd maar ook hiervoor geldt voor 05 juni as.
 
Omdat het huidige ESF project voor de brandweer tot 31 juli as. loopt kunnen tot deze datum kosten worden opgevoerd en eventueel later binnengekomen documenten en facturen worden aangeleverd aan EDUfinance.
Omdat 31 juli echter midden in de zomervakantie valt en meeste cursussen dan al lang zijn afgerond, vragen wij aan eenieder zoveel mogelijk de gevraagde documenten en facturen ruim voor de zomervakantie aan te leveren!

Als geen salarisstrook kan worden overlegd vragen wij een ingevulde verklaring opleidingsvergoeding waarop het salaris staat van de eerste maand van opleiding i.c.m. een betaalbewijs. Het kan zijn dat dit betaalbewijs pas wordt verstrekt in het derde of vierde kwartaal van 2006. In dit geval vragen wij of  er op de verklaring opleidingsvergoeding een vermelding hiervan kan worden gemaakt. Ook willen wij de gemeentes waar dit betrekking op heeft vragen de betaalbewijzen z.s.m. na betaling aan te leveren.

Wij realiseren ons dat er vaak een gecombineerd bedrag wordt uitbetaald van opleiden, oefenen en uitruk. De accountant kan om een specificatie van deze uren vragen. Als het mogelijk is willen wij u daarom vragen om met het betaalbewijs eventueel een urenspecificatie mee te sturen!

De werknemersverklaring bestaat uit twee pagina’s.

Op de eerste pagina verklaart de medewerker in dienst te zijn van de werkgever en op de hoogte te zijn van het feit dat hij/zij deelneemt aan een ESF gesubsidieerd scholingstraject en dat zijn/haar persoonlijke gegevens hiervoor worden gebruikt.

Om verheldering te geven omtrent het doel en gebruik van de Verklaring opleidingsvergoeding hebben wij besloten hier extra aandacht aan te geven doormiddel van deze tekst die ook terug te vinden is onder de knop ’Verklaring opleidingsvergoeding’.