Administratief proces ESF 2007-2013

Administratief proces

Gegevens

Gepubliceerd op maandag 04 april 2011 09:03

Het Regionale Opleidingsinstituut voor de Brandweer (ROI) is de administratieve schakel tussen de cursist, instructeur en EDUfinance. Het ROI zorgt dat alle ingevulde documenten en registratieformulieren conform de richtlijnen (zie op deze website de diverse pagina’s m.b.t. de documenten en formulieren) worden overhandigd aan de projectleider.

Documenten en registratieformulieren

Benodigde cursistendocumenten
Om de ESF subsidie te realiseren wordt van elke cursist gevraagd aan te leveren en/of te ondertekenen:

• Kopie contract/aanstelling
• Kopie paspoort/ID kaart
• het door werknemer en werkgever ingevulde ESF aanmeldingsformulier

Al deze gegevens dienen aangeleverd te worden bij het Regionaal Opleidingsinstituut.

Urenregistratie van de cursusuren tbv deelnemer en instructeur
De opleidingsuren van cursisten en instructeurs worden bijgehouden op het urenregistratieformulier. Deze formulieren worden verstrekt via het opleidingsinstituut. De formats zijn terug te vinden op deze website. Het is de bedoeling dat voor elke cursusgroep per opleidingsdag een formulier wordt gebruikt. Denk hierbij ook aan het invullen en ondertekenen van deze formulieren bij examens(voorbereiding). De instructeurs die hierbij ondersteunen ook m.b.t. veiligheid en organisatie zijn, mits ze aantoonbaar worden uitbetaald door het Regionaal Opleidingsinstituut voor deze uren, subsidiabel.

Elke cursist en instructeur dient per dag een handtekening te zetten met de datum van de handtekening erbij.

Tot slot wordt het formulier mede ondertekend door het hoofd van het opleidingsinstituut. Hiermee wordt voor de subsidieverstrekker aangetoond dat cursisten deelnemen aan een scholingstraject en dat instructeursuren zijn gemaakt.

De originele volledige ingevulde urenregistratieformulieren worden periodiek door de projectleider opgehaald bij het opleidingsinstituut.

Integrale urenregistratie tbv medewerker Regionaal Opleidingsinstituut Brandweer
Alle administratieve en organisatorische taken die het opleidingsinstituut uitvoert in het kader van de modulaire opleidingen en ESF, zijn subsidiabel. Dat wil zeggen dat maximaal 40% van de loonkosten van de medewerkers van het opleidingsinstituut vergoed worden, mits deze medewerkers een integrale urenregistratie bijhouden conform het formulier op deze website. Op dit integrale urenregistratieformulier moeten alle gewerkte uren per week geregistreerd worden (dus ook de uren die niet subsidiabel zijn) inclusief verlofuren en ziekte. Tevens moet per medewerker voor de eerste maand dat men in een nieuw project integraal uren registreert een kopie van de salarisstrook worden aangeleverd waarop het uurloon kan worden afgeleid en een kopie van het arbeidscontract.

De originele volledige ingevulde integrale urenregistratieformulieren medewerker ROI worden periodiek door de projectleider opgehaald bij het opleidingsinstituut.

Integrale urenregistratie tbv Leerwerkplekbegeleider
Alle leerlingbegeleidingstaken die de leerwerkplekbegeleider uitvoert in het kader van de modulaire opleidingen zijn subsidiabel. Dat wil zeggen dat maximaal 40% van de loonkosten van de leerwerkplekbegeleider vergoed worden, mits deze medewerkers een integrale urenregistratie bijhouden conform het formulier op deze website. Belangrijk aandachtspunt hierbij is wel dat deze uren niet productief mogen zijn. De begeleiding dient een puur onderwijskundig karakter te hebben en activiteiten die hieruit voortvloeien mogen niet resulteren in producten of diensten die aan klanten worden aangeboden!

Op dit integrale urenregistratieformulier moeten alle gewerkte uren per week geregistreerd worden (dus ook de uren die niet subsidiabel zijn) inclusief verlofuren en ziekte. Tevens moet per medewerker voor de eerste maand dat men in een nieuw project integraal uren registreert een kopie van de salarisstrook worden aangeleverd waarop het uurloon kan worden afgeleid, een kopie van het arbeidscontract en een begeleidingsrooster of persoonlijk opleidingsplan.

De originele volledige ingevulde integrale urenregistratieformulieren leerwerkplekbegeleider worden periodiek door de projectleider opgehaald bij het opleidingsinstituut.

Bij het overhandigen aan de projectleider van het eerste urenregistratieformulier van een leerwerkplekbegeleider dient dit te worden vergezeld van:

• salarisstrook met herleidbaar uurloon
• kopie aanstelling/contract
• begeleidingsrooster of Persoonlijk Opleidings Plan (POP) van de cursist

Overige aan te leveren administratie door Regionaal Opleidingsinstituut

Administratie t.b.v. het aantonen van instructeurskosten

Alle instructeursuurvergoedingen die een Regionaal Opleidingsinstituut (ROI) t.b.v. de modulaire brandweeropleidingen maakt zijn subsidiabel. Ook de kosten die men eventueel betaalt aan een zogenaamd payroll bureau voor administratie en verwerking zijn subsidiabel!

Deze kosten dienen als volgt te worden aangetoond:

• Kopie van urenregistratieformulier (presentielijst) met hierop de feitelijke werkuren van instructeur
• Bijgevoegd; declaratieformulier of werkbriefje payroll bureau m.b.t. tot bovenstaande urenregistratie
• Bijgevoegd; salarisstrook van ROI of (mits van toepassing) payroll bureau m.b.t. tot bovenstaande declaratie
• Bijgevoegd; factuur van payroll bureau aan ROI m.b.t. tot bovenstaande salarisstrook. DUS MET ADMINISTRATIEVE OPSLAG payroll bureau DEZE IS OOK SUBSIDIABEL

ALS PAKKET AANLEVEREN DOOR ROI AAN EDUFINANCE!

Periodiek aanleveren, afhankelijk van betaaltermijn:

• Betaalbewijzen (bankafschrift) van salarissen dienen ten allen tijden bij navraag direct verstrekt te worden.

Administratie t.b.v. het aantonen van examengeld
Zoals in project 1 en 2 zullen ook in de toekomstige projecten het examengeld dat door het NBBE per leerling in rekening wordt gebracht voor zowel theorie als ook praktijkexamens subsidiabel zijn.

Deze kosten dienen als volgt te worden aangetoond:

• Via het NBBE wordt na afloop van het project een overzicht per leerling per module verstrekt van de; examendata/examenkosten/examenresultaten
• Controle van betaling van examenkosten door ROI gebeurt achteraf op aangeven van controledienst. Facturen en betaalbewijzen dient men bij navraag per deelnemer te kunnen overleggen.

Administratie t.b.v. het aantonen van boekenkosten/lesmiddelen
Zoals in project 1 en 2 zullen ook de boekenkosten, die door het NIFV worden verstrekt en in rekening worden gebracht, per leerling per module subsidiabel zijn.

Deze kosten dienen als volgt te worden aangetoond:

• Aan ROI wordt gevraagd facturen en betaalbewijzen van bestelde boeken apart te archiveren, herleidbaar naar deelnemers (evt. via cursusgroepnummer), zodat aantoonbaar kan worden dat deze kosten werkelijk zijn gemaakt.
• Uitgangspunt blijft (zoals in project 1 en 2) dat kosten in eerste instantie worden aangetoond door examenoverzicht NBBE x leermiddelenkosten-overzicht NIFV.